5 câu hỏi cần đặt ra trước khi ký đơn đặt hàng thiết bị phòng thí nghiệm

Tóm tắt: Trước khi ký đơn đặt hàng thiết bị phòng thí nghiệm hoặc thiết bị y tế, đừng chỉ quan tâm đến giá bán. Hãy tìm hiểu rõ phạm vi lắp đặt, đơn vị chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa, thời gian phản hồi dịch vụ, chi phí vận hành lâu dài, kế hoạch đào tạo nhân sự và mức độ đáp ứng của thiết bị so với nhu cầu thực tế.

Một thiết bị mới được giao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách dự kiến. Tuy nhiên, sáu tuần sau, thiết bị vẫn chưa thể đưa vào sử dụng. Phòng đặt máy có độ ẩm quá cao, nguồn điện chưa được kiểm tra và nhân viên duy nhất được đào tạo vận hành thiết bị đã nghỉ việc.

Bản thân thiết bị không có vấn đề gì. Những trục trặc phát sinh đều đến từ các yếu tố xung quanh quá trình triển khai.

Thiết bị khoa học và y tế thường được đánh giá dựa trên thông số kỹ thuật và giá thành. Tuy nhiên, tại khu vực Đông Nam Á, nơi điều kiện cơ sở vật chất, quy định và khả năng tiếp cận dịch vụ hỗ trợ khác nhau giữa các thị trường, hiệu quả vận hành của thiết bị đôi khi lại phụ thuộc vào những yếu tố không được thể hiện trên bảng thông số kỹ thuật.

Trước khi ký báo giá, dưới đây là 5 câu hỏi quan trọng bạn nên đặt ra và những tiêu chí cần có trong một câu trả lời thỏa đáng.

1. Phạm vi lắp đặt thực tế bao gồm những gì?

Khái niệm “lắp đặt” có thể bao gồm nhiều phạm vi khác nhau, từ mở kiện và bố trí thiết bị đến chuẩn bị toàn bộ điều kiện tại địa điểm lắp đặt và đưa thiết bị vào vận hành (commissioning). Đặc biệt với các thiết bị có kích thước lớn, nhiều hạng mục cần được kiểm tra trước ngày giao hàng.

1.1. Khảo sát lộ trình vận chuyển

Việc khảo sát địa điểm trước khi lắp đặt cần xác nhận lộ trình vận chuyển thiết bị từ điểm tiếp nhận đến vị trí lắp đặt cuối cùng, bao gồm kích thước cửa ra vào, hành lang, thang máy chở hàng, giới hạn tải trọng và khả năng chịu lực của sàn hoặc bàn đặt thiết bị đối với các dòng máy để bàn.

1.2. Khảo sát tiện ích

Các tiện ích cần thiết như nguồn điện, hệ thống thoát nước và khí nén phải được chuẩn bị đầy đủ. Không gian lắp đặt cũng cần được dọn dẹp, đôi khi phải di dời các thiết bị cũ trước đó. Một số địa điểm còn yêu cầu giấy phép hoặc hướng dẫn an toàn trước khi kỹ thuật viên tiến hành công việc tại chỗ.

1.3. Khảo sát môi trường

Điều kiện môi trường vận hành cũng rất quan trọng. Các yêu cầu về nhiệt độ và độ ẩm thường được ghi trong bảng thông số kỹ thuật, nhưng cần kiểm tra xem những điều kiện này có được duy trì ổn định suốt 24 giờ hay không. Một số phòng thí nghiệm tắt hệ thống điều hòa vào ban đêm, điều này có thể ảnh hưởng đến các thiết bị nhạy cảm.

Đối với thiết bị phòng thí nghiệm, hãy hỏi liệu dịch vụ lắp đặt có bao gồm IQ/OQ (Installation Qualification/Operational Qualification – Thẩm định lắp đặt/Thẩm định vận hành) hay không. Đây thường là các hạng mục do nhà sản xuất cung cấp. Vì vậy, cần xác nhận rõ phạm vi thực hiện và thời gian hoàn thành, bởi các tài liệu này có thể cần thiết cho các đợt đánh giá theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 hoặc GMP.

Các công việc cải tạo và chuẩn bị cơ sở vật chất thường thuộc trách nhiệm của khách hàng. Do đó, hai bên nên thống nhất rõ trách nhiệm của từng bên ngay từ đầu.

Một kế hoạch lắp đặt tốt cần có: Khảo sát địa điểm trước khi lắp đặt, danh sách bằng văn bản về các yêu cầu đối với mặt bằng và hệ thống tiện ích trước khi đặt hàng, cùng với việc bàn giao đầy đủ hồ sơ thẩm định khi hoàn tất lắp đặt.

Hình ảnh: Kỹ sư ITS Science & Medical Group hướng dẫn đội ngũ khách hàng sử dụng thiết bị phòng thí nghiệm mới.

2. Đơn vị nào chịu trách nhiệm bảo trì, sửa chữa và thời gian phản hồi là bao lâu?

Chính sách bảo hành cho biết những hạng mục nào được bảo hành, nhưng không cho biết kỹ thuật viên sẽ có mặt sau bao lâu.

Tại bệnh viện, mỗi ngày hệ thống ngừng hoạt động có thể khiến lịch khám và điều trị của bệnh nhân bị trì hoãn. Tại phòng thí nghiệm, sự cố thiết bị có thể dẫn đến trễ tiến độ công việc hoặc không đáp ứng yêu cầu trong các đợt đánh giá.

Một dịch vụ hỗ trợ tốt cần có: Điều khoản dịch vụ và thời gian phản hồi được thống nhất ngay từ đầu, tốt nhất được thể hiện rõ trong hồ sơ mời thầu hoặc hợp đồng dịch vụ, cùng đội ngũ kỹ sư được đào tạo và am hiểu thiết bị.

ITS hiện có hơn 110 kỹ sư dịch vụ làm việc tại 7 thị trường Đông Nam Á, giúp khách hàng được hỗ trợ trực tiếp bởi đội ngũ kỹ thuật viên tại chính quốc gia của mình.

3. Chi phí để duy trì hoạt động của thiết bị là bao nhiêu?

Giá mua thiết bị chỉ là khoản chi phí ban đầu. Hầu hết thiết bị đều cần được bảo trì phòng ngừa và hiệu chuẩn định kỳ để duy trì độ chính xác cũng như đáp ứng các yêu cầu tuân thủ trong suốt nhiều năm sử dụng.

Chính sách bảo hành và dịch vụ khác nhau tùy theo nhà sản xuất và từng dòng sản phẩm. Vì vậy, hãy tìm hiểu rõ những hạng mục được bảo hành, thời hạn bảo hành và các dịch vụ sẽ phát sinh sau khi hết bảo hành. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động xác định tổng chi phí vận hành ngay từ đầu.

Một kế hoạch chi phí tốt cần có: Thông tin rõ ràng về các lựa chọn bảo trì, hiệu chuẩn và dịch vụ hỗ trợ trong suốt vòng đời thiết bị trước khi ký hợp đồng.

4. Đội ngũ nhân sự sẽ được đào tạo như thế nào?

Một buổi hướng dẫn ngắn vào ngày bàn giao thiết bị thường chưa đủ để đảm bảo nhân viên có thể khai thác thiết bị hiệu quả.

Đội ngũ phòng thí nghiệm thường cần được hỗ trợ về ứng dụng và phát triển phương pháp phân tích, chứ không chỉ dừng lại ở các thao tác vận hành cơ bản. Trong khi đó, bệnh viện cần chương trình đào tạo ứng dụng lâm sàng cho người sử dụng và đào tạo kỹ thuật chuyên sâu cho đội ngũ kỹ sư thiết bị y tế nội bộ.

Một chương trình đào tạo tốt cần có: Phạm vi và thời lượng đào tạo được thống nhất trước, thường được quy định trong hồ sơ mời thầu, chẳng hạn một ngày đào tạo đầy đủ hoặc hai buổi tùy theo loại thiết bị. Chương trình nên được thực hiện bởi chuyên gia sản phẩm hoặc chuyên gia ứng dụng có chuyên môn phù hợp.

Tại khu vực Đông Nam Á, ITS có đội ngũ 30 chuyên gia ứng dụng (Application Specialists), hỗ trợ khách hàng về ứng dụng thiết bị và phát triển phương pháp phân tích ngay cả sau khi hoàn tất lắp đặt.

5. Báo giá có thực sự đáp ứng nhu cầu của bạn không?

Nhiều dự án mua sắm thiết bị bắt đầu bằng URS (User Requirement Specification – Tài liệu yêu cầu người dùng), trong đó liệt kê các chức năng thiết bị cần đáp ứng và điều kiện môi trường vận hành.

Hãy đối chiếu từng báo giá với URS, thay vì chỉ kiểm tra tên hoặc mã model thiết bị. Hai báo giá cho cùng một model vẫn có thể khác nhau về cấu hình, phụ kiện đi kèm và phạm vi dịch vụ.

Một báo giá phù hợp cần có: Nội dung đối chiếu rõ ràng với từng yêu cầu trong URS, đồng thời nêu cụ thể những hạng mục chưa đáp ứng hoặc không nằm trong phạm vi cung cấp.

Những hạng mục thường bị bỏ sót trong báo giá

Một báo giá thấp hơn ban đầu có thể trở thành phương án tốn kém hơn khi phải bổ sung các hạng mục còn thiếu. Hãy kiểm tra xem báo giá đã bao gồm những nội dung sau hay chưa:

• Vật tư tiêu hao và phụ kiện cần thiết cho các ứng dụng thực tế.

• Giấy phép phần mềm và chi phí cập nhật trong tương lai.

• Dịch vụ hiệu chuẩn và bảo trì phòng ngừa sau khi hết thời hạn bảo hành.

• Dịch vụ di dời thiết bị, nâng cấp và hỗ trợ khi thiết bị hết vòng đời sử dụng.

Mua sắm thiết bị thông qua đấu thầu?

Nhiều bệnh viện công và trường đại học trong khu vực Đông Nam Á thực hiện mua sắm thông qua hình thức đấu thầu, trong đó giá thường là một trong những tiêu chí có trọng số lớn nhất.

Việc đưa các điều khoản dịch vụ vào hồ sơ yêu cầu kỹ thuật sẽ giúp đơn vị mua sắm so sánh các hồ sơ dự thầu một cách công bằng và đầy đủ hơn. Các nội dung nên được quy định cụ thể bao gồm thời gian phản hồi dịch vụ, lịch bảo trì phòng ngừa, số giờ đào tạo, hồ sơ thẩm định và thời hạn bảo hành.

Vì sao những yếu tố này quan trọng?

Thiết bị khoa học và y tế là một khoản đầu tư dài hạn. Giá trị thực sự của thiết bị được quyết định qua nhiều năm vận hành, chứ không chỉ tại thời điểm mua sắm.

Đối với các phòng thí nghiệm và bệnh viện trên khắp Đông Nam Á, việc lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ kỹ sư dịch vụ và chuyên gia ứng dụng giàu kinh nghiệm tại địa phương có thể tạo nên sự khác biệt giữa một thiết bị hoạt động hiệu quả và một thiết bị phải chờ đợi để được đưa vào sử dụng.

Với gần 50 năm kinh nghiệm, ITS Science & Medical Group luôn đồng hành cùng khách hàng trong khu vực, không chỉ tập trung vào thông số kỹ thuật mà còn quan tâm đến toàn bộ quá trình triển khai và vận hành thiết bị.

Hiện nay, ITS có hơn 550 nhân sự tại 7 thị trường, trong đó bao gồm hơn 110 kỹ sư dịch vụ và 30 chuyên gia ứng dụng.

Đây là bài viết đầu tiên trong chuỗi nội dung “Beyond the Spec Sheet” (Vượt ra ngoài bảng thông số kỹ thuật), nơi chúng tôi chia sẻ những vấn đề cần cân nhắc để đưa ra quyết định đầu tư thiết bị phù hợp, từ phòng thí nghiệm đến bệnh viện.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tại sao hai báo giá cho cùng một model thiết bị lại có mức giá chênh lệch đáng kể?

Hai báo giá cho cùng một model có thể bao gồm các cấu hình, phụ kiện, phần mềm, phạm vi lắp đặt, chương trình đào tạo và điều khoản dịch vụ khác nhau. Việc đối chiếu từng hạng mục với yêu cầu thực tế sẽ giúp xác định sự khác biệt nằm ở giá bán hay phạm vi cung cấp.

2. IQ/OQ là gì?

IQ (Installation Qualification – Thẩm định lắp đặt) và OQ (Operational Qualification – Thẩm định vận hành) là các quy trình kiểm tra và lập hồ sơ nhằm xác nhận thiết bị được lắp đặt đúng cách và hoạt động theo các thông số kỹ thuật đã quy định.

Các phòng thí nghiệm áp dụng tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 hoặc GMP thường cần những tài liệu này phục vụ công tác đánh giá và kiểm tra tuân thủ.

3. URS (User Requirement Specification) là gì?

URS là tài liệu yêu cầu người dùng, trong đó xác định những chức năng thiết bị cần đáp ứng và các điều kiện vận hành dự kiến. Đây là cơ sở giúp đơn vị mua sắm so sánh các báo giá và kiểm tra xem thiết bị được bàn giao có đáp ứng đúng nhu cầu ban đầu hay không.

4. ITS Science & Medical Group có cung cấp dịch vụ lắp đặt và bảo trì tại Đông Nam Á không?

Có. ITS có hơn 110 kỹ sư dịch vụ và 30 chuyên gia ứng dụng tại Singapore, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Việt Nam, Philippines và Campuchia, hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn lắp đặt đến dịch vụ kỹ thuật và hỗ trợ vận hành lâu dài cho các phòng thí nghiệm và bệnh viện.

Bạn đang lên kế hoạch đầu tư thiết bị mới? Hãy liên hệ với đội ngũ ITS để được tư vấn về những yêu cầu thực tế của dự án và giải pháp phù hợp.